Documentation

Fonctionnalités

Le système est composé de trois modules : gestion_dossiers, gestion_dossiers_justitia et gestion_dossiers_inbox. Ces trois modules permettent de 

• réceptionner des documents (via la plateforme justitia.swiss, par scan ou import d'e-mail),
• gérer les dossiers,
• générer des documents,
• travailler sur le dossier numérique,
• envoyer des documents (via la plateforme justitia.swiss).

Il permet également la gestion d'une base d'adresse et l'envoi de factures.

Caractéristiques de conception

La solution est basée sur Odoo 19 et développée avec l'IA. La qualité du code et les aspects de sécurité n'ont pas été pris en compte : le système ne peut en aucun cas être utilisé de manière productive avec de vraies données métier.

Tribunaux

Les tribunaux sont traités comme des sociétés Odoo. Pour cette démonstration, nous avons créé le Tribunal cantonal et le Tribunal de district de Sion. 

Utilisateurs

Des utilisateurs "test" permettent de se connecter avec différents profils de droits. Nous avons créé un administrateur, ainsi que des juges, greffiers et secrétaires.

Un utilisateur peut avoir accès à une ou plusieurs sociétés. 

Contacts 

Des contacts "test" ont été créés pour mettre en scène une vraie gestion de dossiers. Il en existe de deux types : personne physique ou personne morale.

Paramètres

Les rôles, modèles, instances, etc. sont à ce stade communs pour toutes les sociétés créées.

Modèles 

 Il existe deux types de modèles principaux : 

• des modèles PDF qui permettent de générer des documents qui ne sont pas appelés à être modifiés (comme la fiche dossier, par exemple). Ce sont les équivalents de nos modèles Crystal reports actuels dans Tribuna v3 ;
• des modèles WORD qui permette de générer des documents et de les éditer online via Only Office.

Le POC démontre que la "fusion" est aussi performante que celle dont nous disposons aujourd'hui avec Tribuna v3, c'est-à-dire permet de créer des documents tout en récupérant des données du système en couvrant tous les besoins (parties, destinataires, etc.).

Concernant le travail sur le document généré dans Only Office, il semble tout à fait convivial et fonctionnel mais devra cependant être validé par de vrais utilisateurs.

Enfin, s'agissant de l'aptitude du système à gérer une charge plus importante en lien avec son utilisation simultanée par un grand nombre d'utilisateurs, cela n'a pas été testé et devra absolument être pris en compte en cas de refonte vers un vrai système productif.

Pour le POC, nous avons créé quelques modèles de différents types, en deux langues : 

PDF : 

• Fiche dossier

WORD : 

• LETTRE
• JUGEMENT
• CITATION
• ADRESSES

Configuration

Tribunaux

Paramètres > Utilisateurs & sociétés > Sociétés
Informations de base sur le tribunal et logo

Utilisateurs & contacts

Paramètres > Utilisateurs & sociétés > Utilisateurs

Un utilisateur est affecté à une ou plusieurs sociétés. Cela lui permet, dans son environnement de travail, d'afficher les informations d'une ou plusieurs de ces sociétés. Cela peut être porter à confusion, voire être source d'erreur. 

Odoo impose qu'un utilisateur possède toujours une entrée dans les contacts. Cela lui permet d'avoir une adresse différente pour la connexion à l'administration (utilisateur), et pour les communications du système (contact).

Contacts > Configuration > Etiquettes

Des étiquettes sont attribuées aux contacts et permettent de les filter dans les différents modules. Ainsi, on peut accéder à la liste de tous les avocats, mais également à celle de tous les juges, greffiers, etc.

Pour les contacts simples, la liste des dossiers dont ils sont partie apparaît dans la "fiche contact". 

Justitia

Il est nécessaire de synchroniser à la fois la Inbox et les Envois pour avoir la liste complète des transmissions dans l'Historique.